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telefonakquise leitfaden

By Mirco THElen

Die Telefonakquise stellt viele Existenzgründer vor große Herausforderungen. Doch mit den richtigen Tipps und Tricks wirst du schon bald viele neue Kunden für dein Unternehmen gewinnen. Vom Gesprächsleitfaden über Akquise-Software bis hin zu weiteren hilfreichen Tipps – die Telefonakquise als Teil der Kaltakquise kann erlernt werden! Mit meinem Ratgeber wirst du zum Verkaufsprofi und gewinnst zahlreiche neue Kunden. Gerne helfe ich dir dabei, dein Business zu pushen, indem ich mein Wissen mit dir teilen.

Telefonakquise Leitfaden: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete!

Bevor ich dir einen hilfreichen Gesprächsleitfaden für deine Telefonakquise zur Verfügung stelle, möchte ich ein paar grundsätzliche Dinge mit dir abklären. In der Königsdisziplin der Kaltaquise gilt es einige grundlegende Fehler zu vermeiden. Berücksichtigst du die folgenden Tipps, kann nichts mehr schief gehen!

1. Definiere deine Zielgruppe

Als Erstes musst du natürlich herausfinden, wer sich für deine Produkte bzw. Dienstleistungen interessieren könnte. Wer sind deine Kunden und wer hat Interesse an deinen Produkten?

2. Kontaktdaten potentieller Kunden

Du hast deine Zielgruppe definiert? Super! Dann geht es weiter mit dem nächsten Schritt in Richtung Erfolg: Recherchiere konkrete Unternehmen, die deiner Zielgruppe entsprechen! Suche im Internet nach passenden Unternehmen, wälze Telefon- und Branchenbücher und erwerbe Kontakte aus Adressdatenbanken und ich verspreche dir, du wirst in Null Komma Nichts die passenden Kontaktdaten gesammelt haben.

3. Bereite dich gut auf das Telefongespräch vor

Wenn du ein passendes Unternehmen gefunden hast, das Interesse an deinen Produkten haben könnte, dann solltest du dich in einem nächsten Schritt gut über die Firma und die Branche informieren. Nur wer weiß mit wem er es am anderen Ende der Leitung zu tun hat, kann überzeugende Argumente liefern. Mach dir auch Gedanken über die wahrscheinlichsten Einwände und passe deine Argumente dementsprechend an.

4. Den korrekten Ansprechpartner finden

Handelt es sich um ein großes Unternehmen, dass du mittels Telefonakquise überzeugen willst, gibt es einige Hürden zu überwinden. Häufig wird man mit dem Sekretariat verbunden – dein Produkt dem Sekretariat zu verkaufen, wird höchstwahrscheinlich nicht von Erfolg gekrönt sein. Wahrscheinlich wirst du gebeten, eine E-Mail mit Informationsmaterial an das Unternehmen zu schicken – doch glaube mir, diese Mail geht in den meisten Fällen unter. Deshalb ist es von größter Wichtigkeit den korrekten Ansprechpartner zu erreichen. Diesen kannst du im Vorhinein googlen oder bei deinem ersten Anruf recherchieren. Ich empfehle dir bei deinem Gespräch mit dem Sekretariat möglichst nicht im Konjunktiv zu sprechen. Statt „Könnten Sie mich bitte mit Dr. Fuchs verbinden?“ sagst du einfach „Verbinden Sie mich bitte mit Dr. Fuchs“. Sollte nach deinem Grund für den Anruf gefragt werden, hast du mehrere Möglichkeiten:

-Tu so als ob du bereits mit dem Entscheider in Kontakt stehst und formuliere einen Satz wie „Ich möchte gerne einen Aspekt aus unserem letzten Kontakt mit ihm besprechen.“

– Eine selbstsichere Ton- und Stimmlage macht ebenfalls viel aus. „Dieses Anliegen muss ich mit Dr. Fuchs persönlich besprechen“ ist ein selbstbewusster Satz, der meist gut funktioniert.

-Du könntest auch einen Sachverhalt ansprechen, der nicht dem Entscheidungsbereich des Sekretariats obliegt wie „Es geht um die Optimierung des Google Ads Accounts“.

5. Mach den Entscheider zum Kunden

Du hast die erste Hürde bewältigt und am anderen Ende der Leitung ist der Entscheider? Sehr gut! Im Folgenden möchte ich dir einen ausführlichen Gesprächsleitfaden an die Hand geben, an dem du dich bei deiner Telefonakquise orientieren kannst.

Achtung! Die Benutzung des Ratgebers ist auf eigene Gefahr. Bitte wende dieses kraftvolle Werkzeug respektvoll und ethisch korrekt an.

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Dein Gesprächsleitfaden für die Akquise per Telefon

Der erste Eindruck ist entscheidend! Um diesen nicht zu vermasseln, empfehle ich dir folgendermaßen vorzugehen:

1. Eröffne das Gespräch

Überrumpele deinen Gesprächspartner nicht mit deinem Produkt! Begrüße ihn zunächst höflich und stelle dich mit deinem Namen vor. Gib ihm/ihr anschließend ausreichend Zeit deinen Gruß zu erwidern. So erzeugst du eine normale Gesprächsatmosphäre und dein Gesprächspartner hat nicht gleich das Gefühl in ein Verkaufsgespräch verwickelt zu werden.

2. Bin ich wirklich mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden worden?

Im nächsten Schritt steht die Kompetenzauslotung an. Das bedeutet, dass du dich nochmals vergewissern solltest, ob du mit dem korrekten Ansprechpartner sprichst. „Es geht um Google AdWords Management, bin ich da bei Ihnen richtig?“ Mit einer solchen Frage kannst du ganz einfach feststellen, ob es sich um den richtigen Gesprächspartner handelt. Sollte er/sie verneinen, dann erkundige dich nach den Kontaktdaten des richtigen Ansprechpartners.

3. Stelle dein Unternehmen und dein Produkt vor

Der richtige Ansprechpartner ist am anderen Ende der Leitung? Glückwunsch! Jetzt geht es ans Eingemachte! Jetzt solltest du dein Unternehmen und dein Produkt vorstellen und den Mehrwert für das Unternehmen herausarbeiten. Doch vergiss nicht: In der Kürze liegt die Würze! Länger als eine Minute sollte deine Präsentation via Telefon nicht dauern! Erläutere auch immer den Anlass für deinen Anruf, damit sich der Grund deinem Gesprächspartner erschließt. Du kannst nun sowohl mit geschlossenen als auch mit offenen Fragetechniken vorgehen. Willst du dein Gegenüber etwas mehr in das Gespräch einbinden, stellst du offene Fragen.

4. Infomaterial und Termin

Erkläre in ein bis zwei weiteren Sätzen, welchen Mehrwert dein Produkt dem Unternehmen bietet. Je nachdem, welches Ziel du mit der Telefonakquise verfolgst, gehst du jetzt unterschiedlich vor. Möchtest du ein Produkt verkaufen ohne einen persönlichen Termin zu arrangieren, dann ist jetzt die Zeit gekommen um zu fragen „Darf ich Ihnen unser Informationsmaterial zukommen lassen?“. Danach kann das Telefonat direkt beendet werden. Ist dein Ziel jedoch ein persönlicher Termin vor Ort, dann versuche diesen direkt auszumachen. Als Alternative kannst du auch zwei Tage nach dem Versenden des Infomaterials nochmal für einen persönlichen Termin anrufen.

5. Zwei Tage später noch einmal anrufen

Du benötigst einen persönlichen Termin, hast bisher aber nur Informationsmaterial verschickt? Dann ruf circa 48 Stunden später noch einmal beim Entscheider an! Der Trick hinter diesem Vorgehen: In der Regel wird der Entscheider dein umfangreiches Material noch nicht gesichtet haben. Auf deine Frage, wie er das Produkt denn finde, wird er vermutlich keine Antwort haben. Dieses schlechte Gewissen kannst du nun für dich nutzen um einen persönlichen Termin zu arrangieren. Wenn ein Termin vor Ort ansteht, prüfen Entscheider meist auch die Unterlagen. Lass dir deinen Termin übrigens unbedingt schriftlich per Mail bestätigen!

Tipps zur Einwandbehandlung

Mit meinen Tipps zur Vorbereitung und meinem Gesprächsleitfaden beherrschst du nun wichtige Grundlagen. Ein wichtiges Thema im Rahmen der Telefonakquise habe ich bisher allerdings außer Acht gelassen: Die Einwandbehandlung. Wie gehst du damit um, sollte dein Gesprächspartner Einwände hervorbringen? Als Faustregel gilt hier: Behandle maximal 2 Einwände! Sollte der Entscheider mehr Einwände hervorbringen, hat er wirklich kein Interesse am Produkt und tut sich bloß schwer Nein zu sagen.

1. Kein Geld

Diesen Einwand bringen viele Unternehmen gerne hervor. Antworte am besten wie gefolgt: „Ich kann Ihre Situation sehr gut verstehen. Allerdings rufe ich zu diesem Zeitpunkt nur an, um zu überprüfen, ob unser Unternehmen generell zu Ihnen passt. Darf ich Ihnen dazu eine kurze Frage stellen?“ Üblicherweise wird der Entscheider jetzt mit „Ja“ antworten und du stellst nun eine Qualifizierungsfrage und verdeutlichst wieso deine Firma seinem Unternehmen einen Mehrwert bringen könnte. Wenn er mit Nein antwortet, solltest du keine Zeit mehr verschwenden und lieber zum nächsten Kaltanruf übergehen. Überprüfe auch regelmäßig deine Zielgruppe und ob sie wirklich zu deinem Angebot passt.

2. Keine Zeit (im Moment)

Der Klassiker! Diesen Einwand kannst du folgendermaßen behandeln: „Ich möchte ihre wertvolle Zeit auf keinen Fall verschwenden. Sie sind diese Woche bereits der 5. der mir das sagt und alle waren im Nachhinein froh, sich mein Anliegen 5 Minuten angehört zu haben. Sie können danach selbst entscheiden, ob Sie die 5 Minuten gut investiert haben oder nicht“.

3. Keine Zeit (für das Projekt)

Viele Entscheider bringen auch den Einwand hervor, dass Sie momentan nicht noch Zeit für ein weiteres Projekt haben. Dem kannst du entgegensetzen: „Ich verstehe Ihre Situation voll und ganz. Gerade deshalb möchte ich Ihnen mein Produkt/meine Dienstleistung heute vorstellen – sie wird Ihnen zu mehr Zeit und gleichzeitig mehr Umsätzen verhelfen. Führe anschließend aus, wie das Produkt dem Unternehmen einen zeitlichen Vorteil bzw. eine Umsatzsteigerung verschafft.

4. Kein Interesse

Frage deinen Gesprächspartner zunächst, was du sagen hättest müssen, um ihn von deinen Produkt zu überzeugen. Wenn er mit „Nichts bestimmtes“ antwortet, dann erwidere folgendes: „Korrigieren Sie mich bitte, wenn ich falsch liege: Sie sind am Thema per se eigentlich interessiert, aber ihr Fokus liegt gerade woanders?“. Antwortet die Person schließlich mit „Ja genau“, kannst du einen anderen Gesprächstermin vereinbaren, der zeitlich besser passt. Erkundige dich auch nochmal, ob es sich um die richtige Ansprechperson handelt. Antwortet die Person mit Ja, dann zähle ruhig einige Unternehmen auf, denen du bereits geholfen hast und mache anschließend einen Termin ein paar Tage später aus.

5. Interne Lösung/anderer Dienstleister

Wenn die Firma bereits eine interne Lösung getroffen hat oder einen anderen Dienstleister hat, ist das noch kein Grund gleich aufzugeben. Gehe folgendermaßen vor: „Das freut mich zu hören. Ich bin neugierig, was macht Ihre Beziehung so erfolgreich?“ Dadurch erhälst du mehr wertvolle Informationen. Sollten eventuelle Mängel genannt werden, kannst du genauer auf die Antwort eingehen. Frage was er davon halten würde, wenn ein Anbieter die Arbeit nach seinen Standards erfüllen würde.

Achtung! Die Benutzung des Ratgebers ist auf eigene Gefahr. Bitte wende dieses kraftvolle Werkzeug respektvoll und ethisch korrekt an.

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Rechtlicher Rahmen

Das wäre kein guter Ratgeber, wenn ich nicht auch kurz auf die rechtlichen Rahmenbedingungen zu sprechen kommen würde. Telefonakquise ist im B2C-Segment, also direkt gegenüber Endverbrauchern, verboten. Behalte das bitte immer im Hinterkopf, um nicht unnötig in Schwierigkeiten zu geraten. Um diese Form der Kaltakquise durchführen zu können, benötigst du eine ausdrückliche Genehmigung des Endverbrauchers. Willst du einen Geschäftskunden via Telefon akquirieren, ist das Gesetz etwas milder ausgelegt. Wenn eine mutmaßliche Einwilligung vorliegen könnte, dann ist Telefonakquise bei Geschäftskunden erlaubt. So steht es im Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb. Verkaufst du beispielsweise Sicherheitstechnik, dann könnte ein Schlüsseldienst zum Beispiel an deinem Angebot interessiert sein. Die Einwilligung liegt mutmaßlich vor und die Telefonakquise darf betrieben werden.

Akquise Software

Du möchtest deine Akquise planen und steuern? Dann empfiehlt sich der Erwerb einer sogenannten Akquise Software. Sie bietet dir zahlreiche Vorteile wie ein systematisches Leadmanagement für mehr Kunden, eine kinderleichte Adresserfassung sowie eine gezielte Akquise-Kampagnen-Planung. Mit einer Akquise Software können Kontakte schnell und einfach angelegt werden. Mit wenigen Klicks kannst du E-Mails oder Adressbücher importieren. Ebenso einfach funktioniert die Aufnahme von Bestandsdaten in das CRM-System.

Fazit: Telefonakquise Leitfaden – Meine 9 besten Tipps für erfolgreiche Akquise

Zu guter Letzt möchte ich dir noch 9 Tipps an die Hand geben, wie du deine Kaltakquise stetig verbessern kannst und die Neugewinnung von Kunden via Telefon nicht mehr scheuen musst:

1. Ruf zu Beginn ruhig weniger wichtige Unternehmen an, deren Absage weniger problematisch für dich ist. Auf diese Weise telefonierst du dich warm und baust Selbstbewusstsein auf.

2. Halte das Erstgespräch kurz! Die Vorstellung deines Produktes sollte keinesfalls länger als eine Minute dauernd. Niemand hört einem Fremden gerne für längere Zeit zu. Schon gar nicht, wenn der Gesprächspartner am anderen Ende der Leistung dabei kaum zu Wort kommt.

3. Notizen helfen dir dabei, nicht den roten Faden zu verlieren. Sie helfen dir dabei einen Gesprächseinstieg zu finden und alles Wesentliche zu erwähnen.

4. Versuche authentisch und du selbst zu bleiben. Es bringt nichts Gesprächsleitfaden stur auswendig zu lernen. Das Gegenüber merkt das und wird davon nicht besonders angetan sein. Bleib sympathisch und menschlich – so verkaufst du auch besser.

5. Fasse mögliche Einwände immer positiv auf. Immerhin beschäftigt sich dein Gegenüber bereits gedanklich mit dem Produkt und lehnt es nicht gleich strikt ab.

6. Du möchtest respektvoll gegenüber dem Entscheider wirken und gleichzeitig Nähe erzeugen? Spreche ihn regelmäßig mit dem Namen an, um diesen Effekt zu erzeugen.

7. Der Entscheider möchte natürlich einen Mehrwert durch dein Produkt erzielen können. Fokussiere dich daher nicht zu sehr auf dein Produkt, sondern betone welchen Nutzen das Unternehmen aus diesem Produkt bzw. dieser Dienstleistung ziehen kann.

8. Auch wenn du deinen Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung nicht siehst gilt: Kommuniziere immer auf Augenhöhe! Beide Gesprächspartner sind gleichberechtigt und du solltest nicht versuchen, lediglich zu verkaufen. Viel wichtiger ist es Vertrauen zu schaffen. Wenn dein Gegenüber bemerkt, dass du ihn bloß in ein Verkaufsgespräch verwickeln willst, kann das Telefonat schnell zu Ende sein.

9. Nimm Absagen niemals persönlich! Hinter Absagen steckt meist eine Vielzahl an Gründen – diese solltest du jedoch nie mit deiner Person in Verbindung bringen. Versuche stattdessen aus ihnen zu lernen!

Wie du dein perfektes Verkaufsgespräch aufbaust erfährst du hier >>

Über Mirco Thelen

Mirco Thelen hilft Unternehmen, Unternehmern & Selbständigen dabei ihre Kommunikation (online & offline) in der Neukundengewinnung präziser zu gestalten, um dadurch mehr Umsatz zu erwirtschaften.

Angetrieben von seinem inneren Drang, begann seine Laufbahn während seiner Schulzeit mit 16 Jahren. Unzählige Events, Weiterbildungen, interne Google Schulungen, Masterminds, Seminare und Coachings hat er in den letzten Jahren besucht, um beruflich & persönlich über sich hinaus zu wachsen.

Im Laufe der Zeit hat er sich darauf spezialisiert Unternehmern, Agentur-Inhabern & Selbständigen ihren Umsatz durch die authentische & gezielte Kommunikation zu steigern.

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